امروزه برگزاری انواع مراسم‌ها مانند عروسی و تولد در فضای باز بسیار رایج شده است. چون در این محیط‌ها فضای سبز کشت می‌شود درختان و گل‌های طبیعی منظره‌ی خاصی ایجاد می‌کنند. به عبارتی دیگر مراسم‌ها در این فضاها رویایی‌تر شده و فیلم‌ها و عکس‌های آنها بسیار جذاب‌تر در می‌آیند. شرایط آب و هوای در محل برگزاری مراسم خیلی مهم است. ممکن است بارانی باشد یا باد تندی بوزد که با در نظر گرفتن همه‌ی عوامل باید اقدامات لازم را برای برگزاری مراسم عالی آماده سازی کنید. فضاهای باز لازم است دارای امکانات پیشرفته و تجهیزات رفاهی برای شرکت کننده‌ها باشند. نکات زیادی هستند که در برگزاری بهتر مراسم کمک کننده می‌باشند در ادامه بیشتر در مورد آنها صحبت خواهیم کرد.
داشتن مکان سرپوشیده در هوای بارانی
برگزاری مراسم در فضای باز و بارانی با رعایت نکات زیادی باید انجام بگیرد. بارش باران ممکن است تند یا آهسته باشد. مهمان‌ها معمولاً باران‌های آهسته را تحمل می‌کنند گرچه این شرایط برای برخی افراد بیمار سخت می‌باشد. در مقابل بیشتر افراد به زیر باران ماندن علاقه‌‌ی خاصی دارند. بارش باران فضای دل انگیزی را در مراسم ایجاد می‌کند. بهتر است در چنین حالتی برای مهمان‌ها محیطی را اجاره کنید که مجهز به فضای سرپوشیده باشد. بسیاری از روف گاردن‌ها و تالار‌های فضای باز مکان‌های سرپوشیده‌‌ی خوبی دارند که در صورت بارش مهمان‌ها از آنها استفاده می‌کنند.
راحتی شرکت کنندگان
شرکت کنندگان مراسم باید از جهات مختلف احساس راحتی کنند تا خاطره‌ی خوبی از مراسم داشته باشند. صندلی و میز آنها لازم استراحت و انعطاف پذیر باشند تا افراد در حین نشستن اذیت نشوند. در هوای بارانی بهتر است با نوشیدنی‌های گرم از مهمان‌ها پذیرایی کنید. اگر قرار است از فضای سرپوشیده برای شرکت کنندگان استفاده نکنید، باید به فکر کرایه چتر و سایه بان بوده و آنها را از قبل آماده و نصب کرده باشید . در فضای باز و بارانی بهتر است همه‌ی امکانات لازم را برای راحتی مهمان‌ها به کار بگیرید.
چیدمان لوازم مراسم
برای برگزاری مراسم‌ها انواع لوازم مانند وسایل پذیرایی، میز، صندلی، گل و… مورد نیاز می‌باشند. در هوای بارانی از پوشش برای برخی از این وسایل‌ها مانند شیرینی و گل استفاده کنید تا خیس نشوند. صندلی و امکانات در نظر گرفته شده برای مهمان‌ها را طوری بچینید که باران کمتر به آنها بخورد؛ همچنین این نکته را در نظر داشته باشید که نحوه‌ی چیدمان در جذابیت فضا و برگزاری بهتر مراسم‌ها تأثیر بالایی دارد.
پذیرایی بهتر از مهمان‌ها
پذیرایی از مهمان‌ها در مراسم بسیار حائز اهمیت است، نیروهای خدمه باید بسیار ماهر باشند و از تک تک مهمان‌ها به خوبی پذیرایی کنند. در مراسم‌ها وسایل پذیرایی مانند میوه و غذایی خاص برای آنها در نظر می‌گیرند. ظروف پذیرایی شیک، بروز و بهداشتی در جذب شرکت کنندگان مؤ‌ثر هستند. در این مورد بهتر است فضاهای دارای امکانات زیاد را برای مراسم انتخاب کنید تا شرکت کنندگان در صورت نیاز از آنها استفاده کنند.
به متراژ فضا دقت کنید
قبل از اجاره‌ی فضا برای برگزاری مراسم تعداد شرکت کنندگان را در نظر بگیرید. متراژ فضا و تجهیزات بهتر است با تعداد افراد حاضر متناسب باشد، نباید برخی از شرکت کنندگان به علت تنگی محیط اذیت شوند. تحمل این شرایط در فضای بارانی سخت بوده و ممکن است مهمان‌ها مراسم را ترک کنند.
نورپردازی
نورپردازی جذابیت مراسم را چند برابر افزایش می‌دهد و در اغلب مراسم‌ها انجام می‌گیرد. نورپردازی به صورت متنوع در انواع شب و روز وجود دارد. همچنین نورپردازی قسمت‌های مختلف مراسم مانند برش کیک و یا لحظه‌ی ورود عروس و داماد متفاوت است. در هوای بارانی ضروری است از چراغ‌های ضد آب و پیشرفته برای مراسم بهره ببرید. چون در صورت خاموش شدن در اثر رطوبت جذابیت مراسم کاهش خواهد یافت.پس حتماً به فکر کرایه تجهیزات نورپردازی باشید.
محل مناسب برای موسیقی و خواننده
در حال حاضر مراسم‌های عروسی، تولد و سایر آنها همراه با آهنگ‌های مناسب و جذاب رویایی‌تر می‌شوند. بیشتر افراد ارکستر و خواننده معروف و خبره‌ای را برای برگزاری هر چه بهتر مراسم انتخاب می‌کنند. در فضای بارانی پوشش مناسبی حتماً برای دستگاه‌های مورد استفاده در نظر بگیرید چون در اثر رطوبت ممکن است خراب شوند؛ همچنین محل مناسبی را برای خوانندگان اختصاص دهید تا باران آنها را اذیت نکند.
مشکلات برگزاری مراسم در فضای باز
زمانی که در هوای بارانی و فضای باز می‌خواهید مراسمی را برگزار کنید، ممکن است برخی مشکلات در حین مراسم به وجود آید که باید به آنها توجه کنید و از قبل فکری برای آنها داشته باشید. برخی از این مشکلات موارد زیر هستند:
وجود باد‌های تند
در فضای باز، باران در بیشتر مواقع با باد‌های تند همراه است. در این شرایط نباید اجازه دهید باد به لوازم مختلف آسیب برساند؛ همچنین برای مثال لباس عروس باید پوشیده و مناسب باشد تا در مقابل همه‌ی مهمان‌ها در شرایط باد تند از او محافظت کند. در صورت امکان گل‌ها و وسایل سبک را داخل ظروف تزیینی و جذاب قرار دهید تا باد موجب حرکت مداوم آنها نشود.
شنیده نشدن صدا در مراسم
بیشتر برگزار کنندگان علاقه دارند تا در مراسم صدای خود را به همه‌ی مهمان‌ها برسانند. در هوای بارانی شاید سخت باشد که دورترین مهمان‌ها از نظر محل نشستن صدای آنها را بشنوند. برای این هدف سیستم صوتی با کیفیت و پیشرفته‌ای را از قبل آماده کنید.
وجود حشرات در مراسم
در فضای باز به خصوص در پاییز و بهار اغلب حشرات در محیط حضور دارند و گاهی تعداد آنها بیشتر می‌شود. تحمل پشه و مگس برای مهمان‌ها بسیار سخت بوده و شما اقدامات لازم را برای رفع آنها باید انجام دهید. برای این کار تعدادی شمع یا اسپری برای فرار آنها در اختیار داشته باشید.
